Văn phòng đại diện: Giải thích và những điều thú vị về loại hình này

adepvn 08/11/2023

Văn phòng đại diện (VPĐD) là một khái niệm quen thuộc trong lĩnh vực kinh doanh. Nhiều công ty và doanh nghiệp sử dụng VPĐD như một “căn cứ” để mở rộng kinh doanh và thúc đẩy tăng trưởng kinh tế. Tuy nhiên, có nhiều người vẫn còn thắc mắc về sự tồn tại và hoạt động của VPĐD là như thế nào. Hãy cùng tìm hiểu!

Văn phòng đại diện là gì?

Theo quy định tại Khoản 2, Điều 44 Luật doanh nghiệp năm 2020, VPĐD được định nghĩa là:

“Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. VPĐD không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.”

Điều này có nghĩa là VPĐD không được phép kinh doanh hay tạo ra doanh thu. Văn phòng đại diện chỉ là một đơn vị phụ thuộc vào doanh nghiệp chính, thực hiện các hoạt động như liên lạc, thúc đẩy tiến độ dự án…

So sánh văn phòng đại diện với chi nhánh

Khái niệm về VPĐD đã được giải thích, nhưng cùng lúc đó, nhiều người cũng thắc mắc về sự khác nhau giữa VPĐD và chi nhánh. Trong quy định tại Khoản 1, Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2014, chi nhánh được định nghĩa như sau:

“Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.”

Sự giống nhau:

Cả VPĐD và chi nhánh đều là đơn vụ phụ thuộc vào doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp.
Cả hai đều hoạt động dưới sự ủy quyền và dưới danh nghĩa của doanh nghiệp.
Cả VPĐD và chi nhánh đều không có tư cách pháp nhân, nhưng đều có con dấu và giấy phép kinh doanh.
Cả VPĐD và chi nhánh có thể thành lập ở trong và ngoài nước.
Có thể thành lập nhiều VPĐD, chi nhánh cùng tỉnh, thành hoặc cùng trụ sở chính của công ty mẹ.

Khác nhau:

VPĐD không có chức năng kinh doanh.
Chi nhánh có chức năng kinh doanh.

Những điều cần biết về văn phòng đại diện

Chức năng của văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện có chức năng là một văn phòng trung gian chịu trách nhiệm liên lạc và giao dịch với các bên đối tác. Ngoài ra, VPĐD còn thực hiện các nhiệm vụ như:

Nghiên cứu chiến lược và cung cấp thông tin để doanh nghiệp tiếp cận thị trường với các đối tác mới.
Ra soát thị trường để phát hiện và giải quyết các hành vi cạnh tranh không lành mạnh.
Đại diện công ty khiếu nại về hành vi cạnh tranh không lành mạnh.

Văn phòng đại diện là đơn vị hợp pháp trực thuộc công ty, doanh nghiệp và chỉ có chức năng thay mặt doanh nghiệp về mặt hành chính. Dưới đây là một số chức năng của VPĐD:

Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ, nhân viên.
Quản lý các mặt kinh doanh trên địa bàn hoạt động.
Phát triển các ngành nghề kinh doanh được cơ quan chức năng cấp phép trên địa bàn.
Thực hiện công việc báo cáo với cơ quan theo quy định của Nhà nước.
Báo cáo kết quả của hoạt động kinh doanh, sự tăng trưởng và chiến lược phát triển hàng năm.
Báo cáo tài chính định kì về trụ sở chính theo quy định của doanh nghiệp.
Hạch toán kinh tế theo nguyên tắc hạch toán độc lập.
Phối hợp với các cơ sở, trụ sở, chi nhánh khác của doanh nghiệp để điều phối nhân viên trong việc khai thác khách hàng.
Soạn thảo văn bản pháp quy nhằm phục vụ cho hoạt động văn phòng dựa trên văn bản pháp quy của doanh nghiệp.
Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý theo quy mô định hướng của Hội đồng quản trị.

Cơ cấu tổ chức của Văn phòng đại diện

Cơ cấu tổ chức của VPĐD tương đối đơn giản, phụ thuộc vào quyết định của công ty mẹ. Người đứng đầu văn phòng đại diện có chức danh “Trưởng văn phòng đại diện” và hoạt động dưới sự cho phép của công ty mẹ.

Người đứng đầu văn phòng đại diện

Người đứng đầu văn phòng đại diện là người do công ty quyết định bổ nhiệm. Người này có thể là giám đốc, thành viên hoặc cổ đông đóng góp vốn đảm bảo đáp ứng được yêu cầu theo quy định. Nhiệm vụ của người đứng đầu là chịu trách nhiệm đối với hoạt động của VPĐD, điều hành và quản lý văn phòng.

Con dấu của văn phòng đại diện

Con dấu của VPĐD sẽ do công ty mẹ quyết định và không nhất thiết phải khắc dấu cho văn phòng. Tuy nhiên, ở Việt Nam, chữ ký đi liền với con dấu sẽ tăng thêm độ tin tưởng hơn cho khách hàng. Trước khi sử dụng con dấu, VPĐD cần tiến hành các thủ tục công bố mẫu dấu trên cổng thông tin của toàn quốc.

Vốn điều lệ của văn phòng đại diện

VPĐD không có tư cách pháp nhân nên khi thành lập, không cần đăng ký vốn điều lệ công ty. Mọi chi phí hoạt động của VPĐD sẽ do công ty mẹ chi trả, thuế môn bài sẽ được nộp hàng năm.

Chế độ kế toán của văn phòng đại diện

Do không có chức năng kinh doanh, VPĐD không phải đóng thuế GTGT hay thuế TNDN. Tuy nhiên, VPĐD vẫn phải thực hiện kê khai, khấu trừ, nộp thuế thu nhập cá nhân đối với tiền lương, tiền công của nhân viên. VPĐD là đơn vị phụ thuộc và thực hiện kế toán phụ thuộc theo công ty, doanh nghiệp, nên không xuất hóa đơn hoặc phát hành hóa đơn.

Giải đáp các câu hỏi thắc mắc về văn phòng đại diện

Nên thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh công ty?

Quyết định thành lập VPĐD hay mở chi nhánh phụ thuộc vào mục đích kinh doanh của công ty. Nếu công ty muốn có đơn vị đại diện để xúc tiến quan hệ với khách hàng, quảng bá sản phẩm và không có mục đích thu lợi trực tiếp, thì nên thành lập VPĐD. Trong trường hợp muốn có đơn vị kinh doanh độc lập và thu lợi trực tiếp từ kinh doanh, thì nên thành lập chi nhánh để đơn vị phụ thuộc có thể kinh doanh trực tiếp với khách hàng.

Một doanh nghiệp được thành lập bao nhiêu văn phòng đại diện?

Việc thành lập VPĐD là không giới hạn. Doanh nghiệp có quyền lập VPĐD, chi nhánh cả trong và ngoài nước.

Văn phòng đại diện có được ký hợp đồng không?

VPĐD chỉ được thực hiện những điều trong quyền hạn, có thể thay công ty ký kết các hợp đồng phục vụ cho nhu cầu của văn phòng, như thuê mặt bằng, mua trang thiết bị, ký hợp đồng lao động… Tuy nhiên, các hợp đồng kinh tế không thuộc chức năng của VPĐD sẽ do công ty mẹ hoặc đơn vị kinh doanh độc lập ký kết.

Bài viết trên đã giới thiệu đến bạn thông tin về VPĐD. Hy vọng rằng, những điều này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về văn phòng đại diện và trả lời các thắc mắc của bạn. Đừng quên ghé thăm ADEP.vn Outdoor Furniture để tìm hiểu thêm thông tin hữu ích về nội thất ngoại thất.

Xem thêm: