Quy trình đào tạo nhân viên mới – Lời khuyên và bước đi chắc chắn

Với các công ty, việc đào tạo nhân viên mới đóng vai trò quan trọng trong việc giúp họ nhanh chóng hòa nhập môi trường làm việc, hiểu rõ các công việc cần làm, nắm vững quy định thưởng phạt trong công ty. Tuy nhiên, xây dựng kế hoạch đào tạo nhân viên mới tốt không hề đơn giản.

Mục đích của đào tạo là gì? Tại sao cần xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới?

Việc lên kế hoạch và xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới là điều quan trọng mà các doanh nghiệp nên thực hiện, bởi nó mang lại nhiều giá trị cho cả người lao động và doanh nghiệp.

Mục đích của đào tạo là gì?

Với các nhân viên mới, trước khi bắt tay vào làm việc, thường sẽ được trải qua một vài buổi đào tạo. Các doanh nghiệp sẽ giao nhiệm vụ này cho cấp quản lý lãnh đạo, chuyên gia hoặc giảng viên có kinh nghiệm để đào tạo về các quy định chung, văn hóa doanh nghiệp, cũng như các kỹ năng chuyên môn cần thiết. Điều này giúp người lao động làm việc tốt hơn.

Mục đích chính của quy trình đào tạo nhân viên mới là giúp họ nhanh chóng hòa nhập với môi trường doanh nghiệp, thích ứng các yêu cầu công việc được giao, hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh chóng và tốt nhất, mang lại lợi ích cho doanh nghiệp. Thống kê cho thấy, gần 80% nhân viên mới đánh giá cao hoạt động đào tạo của doanh nghiệp, bởi nó giúp họ làm việc tốt và gắn kết với công ty hiệu quả hơn. Những nhân viên không được đào tạo hoặc tiếp nhận đào tạo kém có tỷ lệ nghỉ việc cao trong năm đầu tiên làm việc.

Đào tạo nhân viên mới có thể mất thời gian và chi phí ban đầu, nhưng nếu thực hiện chỉn chu, sẽ giúp giảm ngân sách tuyển dụng và tăng khả năng giữ chân nhân viên.

Lợi ích xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới

Việc xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới đóng vai trò vô cùng quan trọng, đặc biệt là đối với doanh nghiệp. Cụ thể:

Giúp nhân viên mới nâng cao kỹ năng

Trong quá trình đào tạo nhân viên mới, ngoài việc đào tạo về quy định, văn hóa doanh nghiệp, các nhân viên cần được trang bị các kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn. Nhờ đào tạo, từng nhân viên sẽ nhận ra điểm mạnh và điểm yếu của mình, từ đó tự trau dồi, rèn luyện để làm việc chuyên nghiệp hơn trong tương lai.

Khi doanh nghiệp tổ chức khóa học đào tạo bài bản, nhân viên sẽ tự tin với các kỹ năng và công việc. Hơn nữa, khi doanh nghiệp tổ chức chương trình đào tạo, nhân viên mới cảm nhận sự quan tâm từ công ty, làm việc với cảm giác coi trọng, sẵn sàng gắn bó dài lâu hơn.

Xây dựng đội ngũ nhân viên tốt, tiết kiệm chi phí tuyển dụng

Đào tạo nhân viên mới là cách doanh nghiệp đầu tư vào phát triển nguồn nhân lực. Song song với chương trình đào tạo nhân viên mới, các chương trình đào tạo cho nhân viên đang làm việc cũng được thực hiện thường xuyên. Điều này giúp nâng cao kỹ năng chuyên môn của nhân viên, đảm bảo hiệu suất làm việc cao, gắn bó lâu dài với công ty. Khi nhân viên gắn bó, công ty không cần tốn thời gian, tiền bạc để tuyển dụng nhân sự mới.

Xây dựng lòng trung thành của nhân viên

Có những doanh nghiệp mặc dù trả lương trung bình hoặc thấp hơn so với mặt bằng chung thị trường nhưng nhân viên vẫn gắn bó lâu dài. Điều này nhờ chính sách đào tạo hợp lý cùng chế độ đãi ngộ công bằng và niềm tin từ doanh nghiệp. Nhân viên làm việc trong những công ty này nhận thấy mình có tiếng nói, có sự đóng góp vào sự phát triển của công ty, từ đó gắn bó dài lâu.

Một quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả là như thế nào?

Để xây dựng một quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả không hề đơn giản. Đối với các doanh nghiệp mới thành lập, cần trải qua vài ba lần đào tạo mới có thể rút ra kinh nghiệm để xây dựng khung chương trình đào tạo nhân viên mới chuẩn, chuyên nghiệp.

Một quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả cần đảm bảo các yếu tố sau:

Lịch trình đào tạo cụ thể

Bên nhân sự cần vạch rõ, lên kế hoạch xây dựng chương trình đào tạo cho nhân viên mới, bao gồm nội dung đào tạo, số lượng khóa học, thời gian diễn ra đào tạo, người đào tạo, tài liệu đào tạo, địa điểm đào tạo… Lịch trình đào tạo cụ thể giúp mọi người thực hiện đúng quy trình và tránh sai sót.

Xác định mục tiêu đào tạo

Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu đào tạo của mình, bởi nếu chỉ đào tạo mà không có mục tiêu cụ thể, sẽ lãng phí thời gian và tiền bạc của công ty. Trong quá trình đào tạo, nhân viên cần được đào tạo kỹ năng chuyên môn và nghiệp vụ để nắm bắt, hiểu và làm việc hiệu quả trong môi trường mới.

Tham khảo ý kiến từ nhân viên đang làm việc

Các nhân viên đang làm việc sẽ có kiến thức về công việc ở từng vị trí khác nhau. Tham khảo ý kiến từ họ sẽ giúp xây dựng nội dung đào tạo nhân viên mới chuyên nghiệp hơn.

Tạo lộ trình học tập cho nhân viên mới

Trong quá trình đào tạo, người đào tạo cần hướng dẫn nhân viên mới nghiêm túc phát triển năng lực. Cả doanh nghiệp và nhân viên cần phản hồi thường xuyên để điều chỉnh quá trình đào tạo.

Sử dụng công nghệ trong đào tạo

Việc chỉ có người nói và nhân viên ngồi nghe sẽ rất nhàm chán. Sử dụng công nghệ trong đào tạo giúp trình bày thông tin sinh động, dễ hiểu, từ đó nhân viên mới tiếp thu hiệu quả hơn.

Theo dõi tiến độ

Đừng đợi đến khi kết thúc chương trình đào tạo mới đánh giá chất lượng. Ngay từ khi chương trình đào tạo đang diễn ra, quản lý cần theo dõi sự tiếp thu của nhân viên, đảm bảo hiểu rõ nội dung đang được giảng dạy.

Mẫu kế hoạch đào tạo nhân viên mới

Việc lên mẫu kế hoạch đào tạo nhân viên mới có thể thực hiện bằng văn bản Word hoặc Excel… Mẫu kế hoạch đào tạo nhân viên mới cần được thực hiện bởi những quản lý giàu kinh nghiệm và có năng lực chuyên môn tốt. Người đào tạo cũng cần có khả năng giao tiếp tốt, truyền đạt dễ hiểu, là chiếc cầu nối quan trọng giữa nhân viên và doanh nghiệp.

Lập mẫu kế hoạch quy trình đào tạo nhân viên mới, doanh nghiệp cần chuẩn bị tất tần tật thông tin về quy định, chính sách công ty, thiết bị phục vụ cho buổi đào tạo. Điều này giúp doanh nghiệp tạo được sự chuyên nghiệp trong mắt nhân viên mới.

Cách đào tạo cho nhân viên mới hiệu quả

Sự hòa nhập của nhân viên mới chịu ảnh hưởng rất lớn từ quy trình đào tạo hội nhập tại mỗi doanh nghiệp. Các doanh nghiệp bỏ qua bước lên quy trình đào tạo nhân viên mới sẽ khiến nhân viên gặp nhiều khó khăn trong việc thích nghi môi trường và công việc mới. Điều này cũng khiến công việc, hiệu suất của doanh nghiệp bị ảnh hưởng. Nhìn chung, các doanh nghiệp cần chủ động xây dựng mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới.

Bước 1: Chuẩn bị không gian làm việc cho nhân viên mới

Khi nhà tuyển dụng đã chọn được nhân viên mới, phòng nhân sự cần thông báo cho các phòng ban liên quan để chuẩn bị chỗ ngồi, vị trí làm việc, thiết bị như máy tính, điện thoại, văn phòng phẩm…

Bước 2: Chào đón nhân viên mới

Cần lên kế hoạch chào đón nhân viên mới trong ngày đầu tiên làm việc tại công ty. Có thể tổ chức buổi chào đón chung, buổi tiệc nhỏ, sắp xếp nhân viên cũ hướng dẫn, chào đón để nhân viên mới không bị bỡ ngỡ. Nhân viên mới sẽ cảm nhận được sự thân thiện và gần gũi hơn với môi trường làm việc.

Bước 3: Đào tạo quy định chung của doanh nghiệp

Trong buổi đào tạo này, nhân viên mới sẽ được thông tin về doanh nghiệp, bộ máy quản lý, lịch sử phát triển, quy định chung, chính sách đối với nhân viên, giờ giấc làm việc, thông tin liên hệ…

Bước 4: Đào tạo kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn

Cần không bỏ qua khâu đào tạo kỹ năng chuyên môn. Mỗi công ty, mỗi vị trí công việc đòi hỏi nhân viên có các kỹ năng khác nhau. Trong quá trình đào tạo, nội dung đào tạo sẽ gồm kiến thức về sản phẩm/dịch vụ, kiến thức và kỹ năng nhân viên cần có ở từng vị trí, các kiến thức nâng cao về công việc, cũng như các kỹ năng mềm giúp nhân viên làm việc hiệu quả.

Bước 5: Đánh giá quy trình đào tạo

Khi kết thúc chương trình đào tạo, cần có buổi nói chuyện thân thiện và cởi mở với nhân viên mới để xem họ đánh giá như thế nào về chương trình. Nhận phản hồi từ nhân viên giúp cải thiện và điều chỉnh chương trình đào tạo nhân viên mới trong tương lai.

Việc lên quy trình đào tạo nhân viên mới là điều quan trọng và cần thiết, các doanh nghiệp không nên bỏ qua. Hãy để nhân viên mới thiện cảm ngay từ buổi đầu tiên, từ đó sẵn sàng cống hiến và gắn bó lâu dài với công ty.

Xem thêm: Các tiêu chí đánh giá nhân viên bạn cần biết, Tham khảo phần mềm quản lý nguồn nhân lực đơn giản dễ sử dụng